Середина декабря, вы заходите на склад, чтобы заказать краску. В тетради или таблице значится 40 тюбиков среднего каштана, а на полке их 27. Оксид почти закончился, а две коробки кератинового ухода стоят нераспечатанными, и срок годности уже на подходе. Такую картину видел почти каждый салон. Настоящая проблема не в том, что товар пропадает, а в том, что никто не знает, где начинаются потери.
Инвентаризация в конце года закрывает именно эту неясность. Если провести её правильно, вы получите три вещи: реальную себестоимость материалов за год, понимание того, где возникают потери, и надёжный начальный остаток на январь. Шаги ниже помогут уложиться в час-два и закончить до того, как новогодний сезон заполнит ваш график.
Почему считать стоит сейчас, а не 31 декабря?
Многие салоны откладывают инвентаризацию на последний день года. Но именно эта неделя забита праздничными укладками, новогодним макияжем и подарочными сертификатами. Пересчитать склад в конце ноября или в первую неделю декабря разумнее по нескольким причинам:
- Вы заказываете точно: крупный предпраздничный заказ поставщику строится на реальном остатке, а не на догадках.
- Вы видите сроки годности: товары с истекающим сроком можно пустить в работу в загруженные недели или предложить по акции.
- Бухгалтер получает чёткие цифры: когда понадобится стоимость остатков на конец периода, у вас будет зафиксированный и согласованный список.
- Вы рано замечаете потери: расхождение, найденное в декабре, даёт время принять меры до того, как оно повторится в начале года.
Перед подсчётом: чек-лист из шести пунктов
Качество инвентаризации зависит от получаса подготовки. Выполните эти пункты накануне:
- Выберите спокойное время: утро или вечер, когда салон закрыт. Если продажи и услуги продолжаются во время подсчёта, цифры меняются раньше, чем вы закончите.
- Закройте хвосты в учёте: внесите полученные, но не оформленные накладные и продажи, которые так и не были проведены.
- Разделите товары на группы: товары для продажи (шампуни, сыворотки, уходовые наборы) и расходные материалы (краска, оксид, воск, фольга) считаются отдельно.
- Договоритесь о единицах: вскрытый тюбик краски — это «один» или «половина»? Установите правило и следите, чтобы все его соблюдали.
- Работайте вдвоём: один считает, другой записывает. В идеале товар проверяет не только тот, кто пользуется им чаще всех.
- Перечислите все места хранения: склад, шкаф на ресепшене, ящики каждого рабочего места, полка во втором филиале. Забытый ящик — это ложное расхождение.
День инвентаризации: шаг за шагом
Считайте по списку товаров, а не по полкам вразнобой. Если идти по складу со списком в руках, ничего не будет пропущено.
Товары для продажи
Пересчитайте запечатанные позиции поштучно и отметьте всё, у чего срок годности истекает менее чем через шесть месяцев. Вскрытые тестеры с витрины запишите отдельно: это не товарный остаток.
Расходные материалы
Вскрытые упаковки краски и оксида учитывайте по своему правилу. Для воска, перчаток и фольги достаточно посчитать коробки. Цель — единообразие, а не точность до грамма.
В итоге у каждого товара должно быть три цифры: учётный остаток, фактический остаток и разница. В sysSalon карточка каждого товара хранит и количество на складе, и себестоимость, поэтому учётный остаток не нужно высчитывать отдельно: вы просто сверяете лист подсчёта с карточками товаров.
Как читать расхождения: откуда берутся потери?
Именно здесь инвентаризация приносит пользу. Расхождение само по себе — лишь число; когда вы находите причину, оно превращается в конкретное действие. Допустим, не хватает 13 тюбиков среднего каштана по 9 € за штуку: это 117 € всего по одной позиции. Сложите похожие расхождения по нескольким группам товаров за двенадцать месяцев, и сумма может сравняться с небольшим ежемесячным счётом.
| Расхождение | Вероятная причина | Решение |
|---|---|---|
| Не хватает расходников | Материал, использованный в услугах, не списывается, дозы не отмеряются | Задать стандартный расход на услугу |
| Не хватает товаров для продажи | Товар выдан без оформления продажи, бесплатная выдача сотрудникам или знакомым | Оформлять каждый расход как продажу или затрату |
| Товара больше, чем по учёту | Полученная поставка не внесена | Проводить закупку в день поставки |
| Просроченный товар | Слишком большие заказы, неходовые позиции | Заказывать по фактическому расходу |
Совет: выберите пять товаров с самым большим расхождением и сосредоточьтесь только на них. Если сначала закрыть самую дорогую «утечку», результат будет заметен уже в первый месяц.
Самая частая причина недостачи расходников — материал, использованный во время услуги, вообще не списывается со склада. В sysSalon можно привязать к услуге используемые товары, чтобы при её выполнении они списывались со склада. На следующей инвентаризации учётный остаток окажется гораздо ближе к тому, что лежит на полке, а оставшееся расхождение действительно будет указывать на потери.
После инвентаризации: чистый старт нового года
Работа не заканчивается на последней посчитанной коробке. Эти шаги помогут не увидеть то же расхождение в следующем декабре:
- Исправьте остатки: приведите учётные количества в соответствие с фактическими и сохраните короткую заметку о причине каждой корректировки.
- Обновите себестоимость: если цены поставщиков за год изменились, обновите стоимость товаров. Оценка прибыльности услуг по старым ценам ведёт к ошибкам в ценообразовании.
- Сверьте расчёты с поставщиками: сравните полученный товар с выпиской по каждому поставщику. Закупки и выписки по счетам поставщиков в sysSalon позволяют сделать эту сверку в одном месте.
- Найдите неходовые позиции: уберите из следующего заказа то, что почти не продавалось весь год, или включите это в подарочные наборы.
- Запланируйте выборочные проверки: не полагайтесь только на годовую инвентаризацию. Короткая ежемесячная проверка десяти самых дорогих товаров не даст накопиться крупным расхождениям.
Уведомления о низком остатке скоро появятся в sysSalon. А пока задайте сами минимальный запас для самых ходовых товаров и раз в неделю просматривайте список: так вы почти всегда избежите ситуации «краска закончилась, а клиентка уже в кресле».
Итог: пусть полка и учёт показывают одно и то же
Инвентаризация в конце года кажется рутиной, но это самый быстрый способ увидеть реальную стоимость материалов вашего салона. Считайте до наплыва клиентов, разбирайте каждое расхождение вместе с его причиной и выстройте порядок, при котором материалы из услуг автоматически списываются со склада. Тогда в новом году вы будете думать не о том, «куда делся товар», а о том, «какая услуга приносит больше всего».
Чтобы вести товары, остатки, закупки и расчёты с поставщиками в одном месте, начните пользоваться бесплатным тарифом sysSalon уже сегодня: без банковской карты и без ограничения по времени. Если хотите увидеть, как это будет работать в вашем салоне, запросите демонстрацию или посмотрите все модули на странице возможностей.
Фото на обложке: cottonbro studio / Pexels
#инвентаризация #склад #конец года #себестоимость #учёт остатков #финансы салона