A mediados de diciembre entra en el almacén para pedir tinte. Su libreta o su hoja de cálculo indica 40 tubos de castaño medio; en la estantería hay 27. El oxidante está casi agotado y dos cajas de tratamiento de keratina siguen cerradas, cada vez más cerca de su fecha de caducidad. Casi todos los salones han vivido esta escena. El verdadero problema no es que desaparezca producto, sino que nadie sabe dónde empieza la pérdida.
El inventario de fin de año cierra justamente esa incertidumbre. Bien hecho, le aporta tres cosas: el coste real de producto de todo el año, el punto donde se producen las pérdidas y un stock inicial fiable para enero. Los pasos siguientes están pensados para que termine el recuento en una o dos horas, antes de que la temporada navideña llene su agenda.
¿Por qué contar ahora y no el 31 de diciembre?
Muchos salones dejan el inventario para el último día del año. Sin embargo, esa semana está repleta de peinados de fiesta, maquillajes de Nochevieja y paquetes de regalo. Contar a finales de noviembre o en la primera semana de diciembre es más sensato por varios motivos:
- Pide con precisión: el gran pedido previo a las fiestas se basa en lo que realmente hay en la estantería, no en una estimación.
- Detecta las fechas de caducidad: los productos próximos a caducar se usan primero en las semanas de más trabajo o se ofrecen en promoción.
- Su gestor recibe cifras claras: cuando le pidan el valor de las existencias al cierre, usted entrega una lista registrada y coherente.
- Descubre las pérdidas a tiempo: una diferencia detectada en diciembre le permite actuar antes de que se repita en los primeros meses del año.
Antes del recuento: lista de comprobación en seis puntos
La calidad del inventario depende de la media hora de preparación previa. Complete esta lista el día anterior:
- Elija un momento tranquilo: una mañana o una tarde con el salón cerrado. Si las ventas y los servicios continúan durante el recuento, las cifras cambian antes de terminar.
- Ponga al día los registros: introduzca las facturas recibidas que aún no estén registradas y las ventas que se hicieron pero nunca se anotaron.
- Agrupe los productos: los productos de venta (champú, sérum, kits de cuidado) y los consumibles técnicos (tinte, oxidante, cera, papel de aluminio) se cuentan por separado.
- Defina las unidades: ¿un tubo de tinte abierto cuenta como «uno» o como «medio»? Fije una regla y asegúrese de que todo el equipo la aplique.
- Trabaje en parejas: una persona cuenta y otra anota. Lo ideal es que quien más usa un producto no sea el único que lo revise.
- Enumere todos los puntos de almacenaje: almacén, armario de recepción, cajones de cada puesto y la estantería del segundo local. Un cajón olvidado es una diferencia falsa.
El día del recuento: paso a paso
Cuente a partir de la lista de productos, no estantería por estantería sin orden.
Productos de venta
Cuente uno a uno los artículos precintados y marque todo lo que caduque en menos de seis meses. Anote aparte los probadores abiertos del expositor: no forman parte del stock vendible.
Consumibles técnicos
En tintes y oxidantes, registre los envases abiertos según su propia regla. En cera, guantes y aluminio basta con contar cajas. El objetivo es la coherencia, no la precisión al gramo.
Al terminar, cada producto debe tener tres cifras: stock registrado, stock contado y diferencia. En sysSalon, la ficha de cada producto guarda tanto la cantidad en stock como su coste, así que no necesita calcular aparte el stock registrado: compara directamente su hoja de recuento con las fichas de producto.
Interpretar las diferencias: ¿de dónde viene la pérdida?
Aquí está el verdadero valor del inventario. Una diferencia por sí sola es solo un número; cuando encuentra su causa, se convierte en una medida. Supongamos que faltan 13 tubos de castaño medio a 9 € cada uno: son 117 € en una sola referencia.
| Diferencia | Causa probable | Medida |
|---|---|---|
| Faltan consumibles | El producto usado en servicios no se registra, las dosis no se miden | Definir una cantidad estándar por servicio |
| Faltan productos de venta | Artículos entregados sin venta, productos gratis para el equipo o conocidos | Registrar cada salida como venta o gasto |
| Más stock del registrado | Pedido recibido sin anotar | Registrar las compras el día de la entrega |
| Producto caducado | Pedidos excesivos, referencias de baja rotación | Pedir según el consumo real |
Consejo: elija los cinco productos con mayor diferencia y céntrese solo en ellos. Tapar primero la fuga más cara ofrece resultados visibles ya en el primer mes.
La causa más habitual de diferencias en consumibles es que el producto usado durante un servicio nunca se descuenta del stock. En sysSalon puede vincular a cada servicio los productos que utiliza para que se descuenten del stock cuando se realiza. En el siguiente recuento, la cifra registrada estará mucho más cerca de la estantería y la diferencia que quede señalará una pérdida real.
Después del recuento: un comienzo limpio para el nuevo año
El trabajo no termina con la última caja contada. Estos pasos evitan que la misma diferencia vuelva a aparecer el próximo diciembre:
- Corrija el stock: iguale las cantidades registradas con las contadas y guarde una breve nota que explique cada ajuste.
- Actualice los costes: si los precios de los proveedores cambiaron durante el año, actualice el coste de los productos. Calcular la rentabilidad de un servicio con costes antiguos lleva a malas decisiones de precio.
- Concilie las cuentas de proveedores: compare la mercancía recibida con el extracto de cada proveedor. Las compras y los extractos de cuenta de proveedor de sysSalon le permiten hacer esa conciliación en un solo lugar.
- Identifique los productos de baja rotación: retire del próximo pedido lo que apenas se vendió en todo el año o inclúyalo en paquetes de regalo para darle salida.
- Programe controles puntuales: no dependa solo del inventario anual. Un control mensual rápido de sus diez productos más caros evita que se acumulen grandes diferencias.
Las alertas de stock bajo llegarán pronto a sysSalon. Mientras tanto, fije usted mismo un mínimo para los productos que más utiliza y revise la lista una vez por semana: así evitará casi siempre el clásico «se acabó el tinte y la clienta ya está sentada».
Que la estantería y el registro digan lo mismo
El inventario de fin de año parece una obligación más, pero es la forma más rápida de conocer el coste real de sus productos. Cuente antes de la temporada alta, analice cada diferencia junto con su causa y establezca una rutina en la que los productos usados en los servicios salgan automáticamente del stock. Así, el año que viene dejará de preguntarse «¿dónde fue el producto?» y empezará a preguntarse «¿qué servicio me deja más margen?».
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Foto de portada: cottonbro studio / Pexels
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