Mi-décembre, vous passez dans la réserve pour commander de la coloration. Votre cahier ou votre tableur affiche 40 tubes de châtain moyen ; sur l'étagère, il y en a 27. L'oxydant est presque terminé, et deux cartons de soin à la kératine attendent, jamais ouverts, que leur date de péremption arrive. Presque tous les salons ont vécu cette scène. Le vrai problème n'est pas que des produits disparaissent, c'est que personne ne sait où la perte commence.
L'inventaire de fin d'année comble précisément ce flou. Bien mené, il vous apporte trois choses : le coût produit réel de votre année, l'endroit où se produisent les pertes et un stock d'ouverture fiable pour janvier. Les étapes ci-dessous vous permettent de boucler le comptage en une ou deux heures, avant que les fêtes ne remplissent votre agenda.
Pourquoi compter maintenant plutôt que le 31 décembre ?
Beaucoup de salons repoussent l'inventaire au dernier jour de l'année. Or cette semaine-là est saturée de coiffures de soirée, de maquillages de réveillon et de coffrets cadeaux. Compter fin novembre ou la première semaine de décembre est plus judicieux, pour plusieurs raisons :
- Vous commandez juste : la grosse commande d'avant les fêtes se fonde sur ce qui est réellement en rayon, pas sur une estimation.
- Vous repérez les dates de péremption : les produits proches de leur date sont utilisés en priorité pendant les semaines chargées ou proposés en promotion.
- Votre expert-comptable reçoit des chiffres nets : lorsque la valeur du stock de clôture est demandée, vous fournissez une liste enregistrée et cohérente.
- Vous détectez les pertes tôt : un écart constaté en décembre vous laisse le temps d'agir avant qu'il ne se répète en début d'année.
Avant l'inventaire : une check-list en six points
La qualité d'un inventaire dépend de la demi-heure de préparation qui le précède. Complétez cette liste la veille :
- Choisissez un créneau calme : un matin ou un soir où le salon est fermé. Si les ventes et les prestations continuent pendant le comptage, les chiffres changent avant la fin.
- Rattrapez les saisies en retard : enregistrez les factures livrées mais non saisies, ainsi que les ventes réalisées mais jamais encaissées dans le système.
- Regroupez les produits : les produits de revente (shampooing, sérum, coffrets de soin) et les consommables techniques (coloration, oxydant, cire, papier aluminium) se comptent séparément.
- Fixez les unités : un tube de coloration entamé compte-t-il pour « un » ou pour « un demi » ? Définissez une règle et faites-la appliquer par tous.
- Travaillez en binôme : l'un compte, l'autre note. Idéalement, la personne qui utilise le plus un produit n'est pas la seule à le vérifier.
- Listez tous les lieux de stockage : réserve, placard de l'accueil, tiroirs de chaque poste, étagère du deuxième établissement. Un tiroir oublié, c'est un faux écart.
Le jour J : étape par étape
Comptez à partir de la liste des produits, pas au hasard des étagères. En parcourant la réserve liste en main, vous n'oubliez rien.
Produits de revente
Comptez les articles scellés un par un et signalez tout ce qui périme dans moins de six mois. Notez à part les testeurs ouverts en vitrine : ils ne font pas partie du stock vendable.
Consommables techniques
Pour la coloration et l'oxydant, enregistrez les contenants entamés selon votre propre règle. Pour la cire, les gants et l'aluminium, le nombre de cartons suffit. L'objectif est la cohérence, pas la précision au gramme.
À la fin, chaque produit doit avoir trois chiffres : le stock théorique, le stock compté et l'écart. Dans sysSalon, chaque fiche produit contient à la fois la quantité en stock et le coût d'achat ; inutile de recalculer le stock théorique, vous comparez directement votre feuille de comptage aux fiches produits.
Lire les écarts : d'où vient la perte ?
C'est ici que l'inventaire prend toute sa valeur. Un écart seul n'est qu'un chiffre ; une fois sa cause trouvée, il devient une action. Imaginons qu'il manque 13 tubes de châtain moyen à 9 € pièce : cela représente 117 € sur une seule ligne. Additionnez des écarts similaires sur plusieurs familles de produits pendant douze mois, et le total peut atteindre le montant d'une petite facture mensuelle.
| Écart | Cause probable | Action |
|---|---|---|
| Consommables manquants | Produit utilisé en prestation jamais enregistré, doses non mesurées | Définir une quantité standard par prestation |
| Produits de revente manquants | Articles remis sans vente, produits offerts à l'équipe ou à des proches | Enregistrer chaque sortie comme vente ou dépense |
| Plus de stock que prévu | Commande livrée jamais saisie | Saisir les achats le jour de la livraison |
| Produits périmés | Commandes trop importantes, références à faible rotation | Commander selon la consommation réelle |
Conseil : choisissez les cinq produits qui présentent le plus gros écart et concentrez-vous uniquement sur eux. Colmater d'abord la fuite la plus coûteuse donne des résultats visibles dès le premier mois.
La cause la plus fréquente des écarts sur les consommables : le produit utilisé pendant une prestation n'est jamais déduit du stock. Dans sysSalon, vous pouvez associer à une prestation les produits qu'elle utilise, afin qu'ils soient déduits du stock lorsque la prestation est réalisée. Au prochain inventaire, le stock théorique sera bien plus proche de l'étagère, et l'écart restant signalera une vraie perte.
Après l'inventaire : repartir sur de bonnes bases
Le travail n'est pas terminé une fois le dernier carton compté. Ces étapes évitent que le même écart ne réapparaisse en décembre prochain :
- Corrigez le stock : alignez les quantités enregistrées sur les quantités comptées et gardez une courte note expliquant chaque ajustement.
- Mettez à jour les coûts : si les prix fournisseurs ont changé dans l'année, actualisez le coût des produits. Calculer la rentabilité d'une prestation avec d'anciens coûts conduit à de mauvaises décisions tarifaires.
- Rapprochez les comptes fournisseurs : comparez la marchandise reçue au relevé de chaque fournisseur. Les achats et les relevés de compte fournisseur de sysSalon permettent ce rapprochement au même endroit.
- Repérez les produits dormants : retirez de la prochaine commande ce qui ne s'est presque pas vendu, ou intégrez-le dans des coffrets cadeaux pour l'écouler.
- Planifiez des contrôles ponctuels : ne comptez pas uniquement sur l'inventaire annuel. Un contrôle mensuel rapide de vos dix produits les plus chers empêche les gros écarts de s'installer.
Les alertes de stock bas arrivent bientôt dans sysSalon. D'ici là, fixez vous-même un seuil minimum pour vos produits les plus utilisés et passez la liste en revue une fois par semaine : vous éviterez la plupart du temps le fameux « plus de coloration, et la cliente est déjà installée ».
Pour que l'étagère et le fichier disent la même chose
L'inventaire de fin d'année ressemble à une corvée, mais c'est le moyen le plus rapide de connaître le coût réel de vos produits. Comptez avant le rush, analysez chaque écart avec sa cause et mettez en place une routine où les produits utilisés en prestation sortent automatiquement du stock. L'année prochaine, vous ne vous demanderez plus « où est passé le produit ? », mais « quelle prestation rapporte le plus ? ».
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Photo de couverture: cottonbro studio / Pexels
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