Folgetermine: Den Januar füllen, bevor Kunden gehen

Die Kundin ist frisch frisiert, wirft einen zufriedenen letzten Blick in den Spiegel, zahlt an der Theke und verabschiedet sich mit „Ich melde mich dann." In den meisten Salons ist genau dieser Satz der Moment, in dem der nächste Besuch dem Zufall überlassen wird. Manche melden sich tatsächlich. Manche kommen nach zehn statt nach sechs Wochen. Und manche gehen eines Tages in den Salon auf ihrem Heimweg und kommen nie wieder.

Im November wird das Thema besonders dringlich. Der Dezember füllt sich von allein, doch Januar und Februar sind für viele Salons die ruhigsten Wochen des Jahres. Den Januar mit Aktionen zu retten, kostet Rabatte und Hektik in letzter Minute. Der ruhigere und günstigere Weg: den nächsten Termin vereinbaren, solange die Kundin noch an der Theke steht. Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Folgeterminvereinbarung zur festen Gewohnheit machen, was Ihr Team sagen sollte und wie Sie das Ergebnis messen.

Warum Folgetermine so viel wert sind

Die Rechnung ist einfach. Nehmen wir zum Beispiel einen Salon mit 20 Kundinnen und Kunden pro Tag. Vereinbaren nur vier davon ihren nächsten Termin noch vor Ort, stehen jeden Monat rund 100 Termine im Voraus im Kalender. Bei einem durchschnittlichen Umsatz von 50 € pro Besuch sind das etwa 5.000 € Umsatz, die weitgehend gesichert sind, bevor Sie überhaupt eine Aktion starten.

Über den Umsatz hinaus gewinnen Sie dreierlei:

• Der Pflegerhythmus bleibt erhalten. Herausgewachsene Ansätze, ein Schnitt ohne Form oder zu lange Pausen in einer Gesichtsbehandlungskur verderben das Ergebnis. Wer im richtigen Abstand wiederkommt, ist zufriedener.
• Sie sehen den Kalender im Voraus. Wenn Sie wissen, wie voll die nächsten drei Wochen bereits sind, planen Sie Urlaube und Schichten mit Daten statt mit Bauchgefühl.
• Die Kundschaft bleibt Ihnen treu. Wer schon im Kalender steht, denkt in dieser Woche nicht darüber nach, den Salon um die Ecke auszuprobieren.

Der richtige Moment: bevor die Kundin aufsteht

Viele Salons überlassen den Folgetermin der Rezeption. Der stärkste Moment ist aber, wenn die Stylistin fertig ist und das Ergebnis gemeinsam mit der Kundin im Spiegel betrachtet. Dann ist die Kundin zufrieden und für eine fachliche Empfehlung am offensten.

Der Satz sollte nach Pflegeempfehlung klingen, nicht nach Verkauf:

„Damit die Farbe so leuchtend bleibt, sollten wir den Ansatz in fünf Wochen auffrischen. Passt Ihnen die zweite Dezemberwoche, oder ist ein Dienstag für Sie bequemer?"

Dieser Satz enthält drei Dinge: einen Grund (das Ergebnis erhalten), einen Zeitraum (fünf Wochen) und zwei Optionen. Die Frage „Möchten Sie wiederkommen?" lädt zu Ja oder Nein ein. Zwei konkrete Vorschläge machen die Entscheidung leicht.

Empfohlene Abstände nach Leistung

Halten Sie die Abstände schriftlich fest, damit das ganze Team dieselbe Sprache spricht. Die Tabelle ist ein Ausgangspunkt; passen Sie sie an Ihren Salon an.

An der Theke: ein Eintrag im Kalender, kein Versprechen

Nach der Empfehlung muss der Termin an der Theke verbindlich eingetragen werden. „So Anfang Dezember" ist kein Termin. Jede Absicht ohne Datum und Uhrzeit gerät mit hoher Wahrscheinlichkeit in Vergessenheit.

Im Drag-and-drop-Terminkalender von sysSalon sieht die Rezeption die zuständige Stylistin und die Behandlungsdauer und findet in Sekunden eine freie Lücke. Da der Kalender Überschneidungen pro Mitarbeiter und pro Raum oder Stuhl verhindert, rutschen künftige Termine nicht versehentlich in eine ohnehin volle Woche. Terminvorschläge auf Basis der Öffnungszeiten der Filiale ersparen zudem die Frage „Hatten wir an dem Tag überhaupt geöffnet?".

Bei Kundinnen mit Behandlungspaketen ist es noch einfacher. Für Laser-, Gesichts- oder Kopfhautkuren lassen sich die restlichen Sitzungen in einem Schritt planen; auf der Kundenkarte sehen Sie für jede Sitzung, ob sie geplant, genutzt oder noch offen ist. So fällt niemand mitten in der Kur aus dem Kalender.

Kurze Checkliste für die Rezeption

1. Hat die Stylistin die empfohlene Leistung und den Abstand an die Rezeption weitergegeben?
2. Wurden der Kundin zwei konkrete Termine angeboten?
3. Wurde der Termin mit Stylistin, Leistung und gegebenenfalls Raum eingetragen?
4. Wurde eine Notiz (Farbrezeptur, bevorzugte Uhrzeit) auf der Kundenkarte ergänzt?
5. Hat die Kundin den Termin in ihrem Handy gespeichert?

Und wenn es heißt: „Ich kenne meinen Kalender noch nicht"?

Nicht jede Kundin möchte sich Wochen im Voraus festlegen. Diesen Einwand sollten Sie aufgreifen statt übergehen.

• Flexibilität betonen: „Wir reservieren Ihnen den Platz jetzt; falls sich etwas ändert, sagen Sie einfach einen Tag vorher Bescheid, dann verschieben wir." Ohne Risiko fällt das Ja leicht.
• Notiz hinterlegen: Bei Kundinnen ohne festen Termin vermerken Sie auf der Karte etwa „Ansatz Mitte Dezember". Die Rezeption arbeitet die Liste wöchentlich ab.
• Anzahlung: Bei Terminen in Stoßzeiten, vor allem bei langen Behandlungen, erhöht eine Anzahlung die Verbindlichkeit und senkt das Risiko von Nichterscheinen. In sysSalon wird die Anzahlung direkt mit dem Termin verknüpft, die Kasse bleibt übersichtlich.

Offen gesagt: Das größte Risiko eines lange im Voraus vereinbarten Termins ist, dass er vergessen wird. Automatische Terminerinnerungen und SMS-Versand kommen demnächst in sysSalon. Bis dahin ist die verlässlichste Methode, dass die Rezeption den Termin am Vortag per kurzer Nachricht oder Anruf bestätigt. Kontaktdaten und Notizen auf der Kundenkarte machen das schnell.

Messen Sie es: Ihre Folgeterminquote

Eine Gewohnheit, die Sie nicht messen, hält nicht. Eine einfache Wochenquote genügt:

Folgeterminquote = Kundinnen und Kunden, die vor dem Gehen ihren nächsten Termin vereinbart haben ÷ alle in dieser Woche bedienten Kundinnen und Kunden

Gehen zum Beispiel 30 von 120 Kundinnen pro Woche mit einem neuen Termin, liegt Ihre Quote bei 25 %. Setzen Sie ein realistisches Ziel: Schon der Sprung von 25 auf 35 % im ersten Monat macht sich im Januarkalender deutlich bemerkbar. Verfolgen Sie die Quote auch pro Stylistin; manche führen dieses Gespräch ganz selbstverständlich, andere brauchen einen kurzen Impuls. Zusammen mit den Provisionssätzen, die Sie auf den Mitarbeiterkarten hinterlegen, wird auch der Beitrag derjenigen sichtbarer, die Stammkundschaft halten.

Einführungsplan für die ersten vier Wochen

1. Woche 1: Abstandstabelle mit dem Team abstimmen und das Gespräch am Spiegel üben.
2. Woche 2: Checkliste an der Theke einsetzen und die Quote täglich notieren.
3. Woche 3: Quoten pro Stylistin vergleichen und bewährte Formulierungen teilen.
4. Woche 4: Auslastung von Januar und Februar prüfen und für leere Tage eine gezielte Anrufliste erstellen.

Füllen Sie den Januar schon heute

Die Folgeterminvereinbarung ist keine Kampagne, sondern eine kleine Gewohnheit, die sich jeden Tag wiederholt. Ein Satz am Spiegel, ein Eintrag im Kalender und eine Kennzahl pro Woche ergeben zusammen einen vollen Kalender, auch in der Nebensaison.

Wenn Sie das mit einem klaren digitalen Kalender statt mit einem Terminbuch aus Papier steuern möchten, starten Sie noch heute mit dem kostenlosen Plan von sysSalon: eine Filiale, ein Benutzer, unbegrenzt viele Kundinnen und Kunden, keine Kreditkarte nötig. Sie möchten sehen, wie Kalender, Kundenkarten und Paketverwaltung in Ihrem Salon funktionieren? Fordern Sie eine Demo an oder sehen Sie sich alle Funktionen auf der Funktionsseite an.

Titelfoto: Pavel Danilyuk / Pexels

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