Mitte Dezember gehen Sie ins Lager, um Farbe nachzubestellen. In Ihrer Liste stehen 40 Tuben Mittelbraun, im Regal liegen 27. Das Oxidationsmittel ist fast leer, und zwei Kartons Keratinbehandlung stehen ungeöffnet da, kurz vor dem Ablaufdatum. Diese Situation kennt fast jeder Salon. Das eigentliche Problem ist nicht, dass Ware verschwindet, sondern dass niemand weiß, wo der Schwund beginnt.
Eine Inventur zum Jahresende schließt genau diese Lücke. Richtig durchgeführt, liefert sie Ihnen drei Dinge: die tatsächlichen Produktkosten des Jahres, die Stelle, an der Verluste entstehen, und einen verlässlichen Anfangsbestand für Januar. Mit den folgenden Schritten erledigen Sie die Zählung in ein bis zwei Stunden, bevor das Weihnachtsgeschäft Ihren Kalender füllt.
Warum jetzt zählen und nicht erst am 31. Dezember?
Viele Salons verschieben die Inventur auf den letzten Tag des Jahres. Gerade diese Woche ist aber voll mit Festfrisuren, Silvester-Make-up und Geschenkgutscheinen. Ende November oder in der ersten Dezemberwoche zu zählen, ist aus mehreren Gründen klüger:
- Sie bestellen richtig: Die große Bestellung vor den Feiertagen richtet sich nach dem, was tatsächlich im Regal steht, nicht nach einer Schätzung.
- Sie erkennen Ablaufdaten: Produkte, deren Haltbarkeit bald endet, setzen Sie in den vollen Wochen zuerst ein oder bieten sie als Aktion an.
- Ihr Steuerberater erhält klare Zahlen: Wird der Warenbestand zum Stichtag abgefragt, legen Sie eine erfasste und stimmige Liste vor.
- Sie bemerken Schwund früh: Eine Differenz im Dezember gibt Ihnen Zeit, gegenzusteuern, bevor sie sich im neuen Jahr wiederholt.
Vor der Inventur: Checkliste mit sechs Punkten
Wie gut eine Inventur wird, entscheidet die halbe Stunde Vorbereitung davor. Erledigen Sie diese Punkte am Vortag:
- Ruhigen Zeitpunkt wählen: Zählen Sie morgens oder abends, wenn der Salon geschlossen ist. Laufen Verkauf und Behandlungen weiter, ändern sich die Zahlen, bevor Sie fertig sind.
- Offene Buchungen nachtragen: Erfassen Sie gelieferte, aber noch nicht eingetragene Rechnungen sowie Verkäufe, die nie gebucht wurden.
- Produkte gruppieren: Verkaufsware (Shampoo, Serum, Pflegesets) und Verbrauchsmaterial (Farbe, Oxidant, Wachs, Folie) werden getrennt gezählt.
- Einheiten festlegen: Zählt eine angebrochene Farbtube als „eins“ oder „halb“? Legen Sie eine Regel fest, an die sich alle halten.
- Zu zweit arbeiten: Eine Person zählt, die andere schreibt. Idealerweise prüft nicht nur die Person, die ein Produkt am häufigsten verwendet.
- Alle Lagerorte auflisten: Lagerraum, Empfangsschrank, die Schubladen jedes Arbeitsplatzes, das Regal in der zweiten Filiale. Eine vergessene Schublade bedeutet eine falsche Differenz.
Am Zähltag: Schritt für Schritt
Zählen Sie anhand der Produktliste, nicht Regal für Regal ohne Plan. Wer mit der Liste in der Hand durch das Lager geht, übersieht nichts.
Verkaufsware
Zählen Sie verschlossene Produkte einzeln und markieren Sie alles, was innerhalb von sechs Monaten abläuft. Geöffnete Tester aus dem Schaufenster notieren Sie gesondert; sie gehören nicht zum verkaufsfähigen Bestand.
Verbrauchsmaterial
Bei Farbe und Oxidant erfassen Sie angebrochene Gebinde nach Ihrer eigenen Regel. Bei Wachs, Handschuhen und Folie genügt die Anzahl der Kartons. Ziel ist Einheitlichkeit, keine Grammgenauigkeit.
Am Ende sollte jedes Produkt drei Zahlen haben: Sollbestand, gezählter Bestand und Differenz. In sysSalon enthält jede Produktdefinition Bestand und Einkaufspreis, sodass Sie den Sollbestand nicht separat ermitteln müssen. Sie vergleichen Ihre Zählliste direkt mit den Produktdaten.
Differenzen lesen: Woher kommt der Schwund?
Hier liegt der eigentliche Wert der Inventur. Eine Differenz allein ist nur eine Zahl; sobald Sie die Ursache kennen, wird daraus eine Maßnahme. Fehlen Ihnen zum Beispiel 13 Tuben Mittelbraun zu je 9 €, sind das 117 € bei einer einzigen Position. Kommen über zwölf Monate ähnliche Lücken in mehreren Produktgruppen zusammen, kann die Summe einer kleinen Monatsrechnung entsprechen.
| Differenz | Mögliche Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| Verbrauchsmaterial fehlt | In Behandlungen verwendete Ware wird nicht erfasst, Mengen werden nicht abgemessen | Standardmenge pro Dienstleistung festlegen |
| Verkaufsware fehlt | Produkte ohne Verkaufsbuchung ausgegeben, kostenlose Abgabe an Team oder Bekannte | Jeden Abgang als Verkauf oder Ausgabe buchen |
| Mehr Ware als erfasst | Gelieferte Bestellung nicht eingetragen | Einkäufe am Liefertag erfassen |
| Abgelaufene Ware | Zu große Bestellungen, langsam drehende Artikel | Nach tatsächlichem Verbrauch bestellen |
Tipp: Wählen Sie die fünf Produkte mit der größten Differenz und konzentrieren Sie sich nur auf diese. Wer zuerst das teuerste Leck schließt, sieht schon im ersten Monat Ergebnisse.
Die häufigste Ursache für Lücken beim Verbrauchsmaterial: Die in einer Behandlung verwendete Ware wird nie vom Bestand abgezogen. In sysSalon können Sie einer Dienstleistung die verwendeten Produkte zuordnen, sodass sie bei der Durchführung automatisch vom Lager abgebucht werden. Bei der nächsten Inventur liegt der Sollbestand deutlich näher am Regal, und eine verbleibende Differenz weist tatsächlich auf Schwund hin.
Nach der Inventur: Sauberer Start ins neue Jahr
Mit dem letzten gezählten Karton ist die Arbeit noch nicht getan. Diese Schritte verhindern, dass dieselbe Differenz im nächsten Dezember wieder auftaucht:
- Bestand korrigieren: Gleichen Sie die erfassten Mengen an die gezählten an und notieren Sie kurz den Grund jeder Korrektur.
- Kosten aktualisieren: Haben sich die Lieferantenpreise im Laufe des Jahres geändert, passen Sie die Einkaufspreise an. Wer die Rentabilität mit alten Kosten rechnet, trifft falsche Preisentscheidungen.
- Lieferantenkonten abstimmen: Vergleichen Sie erhaltene Ware mit dem Kontoauszug jedes Lieferanten. Mit den Einkaufsbuchungen und Lieferantenkontoauszügen in sysSalon gelingt dieser Abgleich an einer Stelle.
- Ladenhüter erkennen: Nehmen Sie Produkte, die sich das ganze Jahr kaum verkauft haben, aus der nächsten Bestellung oder bauen Sie sie in Geschenksets ein.
- Stichproben einplanen: Verlassen Sie sich nicht nur auf die Jahresinventur. Eine kurze monatliche Kontrolle der zehn teuersten Produkte verhindert große Differenzen.
Warnungen bei niedrigem Bestand kommen in Kürze zu sysSalon. Bis dahin legen Sie für Ihre meistgenutzten Produkte selbst einen Mindestbestand fest und prüfen die Produktliste einmal pro Woche. So vermeiden Sie weitgehend den Moment „Die Farbe ist aus, und die Kundin sitzt schon im Stuhl“.
Fazit: Regal und Liste sollen dieselbe Zahl zeigen
Eine Inventur zum Jahresende wirkt wie Pflichtarbeit, ist aber der schnellste Weg, die echten Produktkosten Ihres Salons zu sehen. Zählen Sie vor dem großen Andrang, lesen Sie jede Differenz zusammen mit ihrer Ursache und sorgen Sie dafür, dass Produkte aus Behandlungen automatisch vom Bestand abgehen. Dann fragen Sie sich im neuen Jahr nicht mehr „Wo ist die Ware geblieben?“, sondern „Welche Dienstleistung bringt am meisten?“
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Titelfoto: cottonbro studio / Pexels
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