Eine Salonsoftware auszuprobieren dauert zehn Minuten; sich von der falschen wieder zu lösen, kann Monate dauern. Sobald Kundenkarteien, Paketsitzungen, Anzahlungen und Kassenbuchungen in einem System stecken, lassen sie sich nur mühsam umziehen. Deshalb sind die richtigen Fragen vor der Entscheidung viel günstiger als die Rechnung danach.
Die folgenden sieben Punkte helfen Ihnen, am glänzenden Demo-Bildschirm vorbeizuschauen und zu fragen, wie sich eine Salonverwaltung in einem Jahr auf Ihre Rechnung und Ihren Arbeitsalltag auswirkt. Am Ende finden Sie eine Bewertungstabelle, mit der Sie Kandidaten direkt vergleichen können.
1. Preismodell: Was passiert mit der Rechnung, wenn das Team wächst?
Salonsoftware wird meist auf zwei Arten abgerechnet: pro Mitarbeiter (pro Nutzer) oder pro Filiale. Anfangs wirkt der Unterschied klein, doch mit jedem neuen Teammitglied wird er größer. Ein einfaches Beispiel:
- Preis pro Mitarbeiter: 15 € pro Person und Monat. Ein Team mit 3 Personen zahlt 45 €, mit 8 Personen 120 €, zwei Filialen mit insgesamt 14 Personen zahlen 210 €.
- Preis pro Filiale: eine feste Gebühr pro Standort. Kommt eine neue Friseurin, ein Azubi oder eine Rezeptionskraft dazu, bleibt die Rechnung gleich; sie steigt nur, wenn Sie eine neue Filiale eröffnen.
Das Modell pro Mitarbeiter hat noch einen versteckten Preis: Damit die Rechnung nicht steigt, legen Salons für Teilzeitkräfte keine Konten an, und alle arbeiten mit einem gemeinsamen Login. Danach weiß niemand mehr, wer welche Buchung gemacht oder welchen Verkauf abgeschlossen hat. Fragen Sie beim Angebot schriftlich nach: „Was zahle ich in 12 Monaten, wenn zwei weitere Personen dazukommen?“
Der Pro-Tarif von sysSalon wird zum Beispiel pro Filiale berechnet, die Zahl der Mitarbeiter treibt die Rechnung also nicht nach oben, und auf Neukunden oder Buchungen fällt keine Provision an.
2. Provisionen und gesperrte Funktionen
Die Monatsgebühr ist womöglich nur ein Teil der Gesamtkosten. Manche Systeme behalten einen Prozentsatz jeder „Neukunden“-Buchung ein, die über ihren Marktplatz oder ihre App kommt. Klären Sie, ob auch beim zweiten Besuch dieser Kundin kassiert wird, wie „neu“ definiert ist und auf welchen Betrag die Provision berechnet wird. 20 % Provision auf eine durchschnittliche Leistung von 80 € sind 16 € pro Kundin.
Die zweite Falle: Funktionen, die Sie für selbstverständlich hielten, stecken in einem höheren Tarif oder in einem kostenpflichtigen Zusatzmodul. Fragen Sie:
- In welchem Tarif sind Paket- und Sitzungsverwaltung, Kasse und Lager enthalten?
- Kosten Berichte und Datenexport extra?
- Werden SMS, Zahlungsabwicklung oder eine zweite Filiale gesondert berechnet?
- Sind Einrichtung, Datenübernahme und Schulung kostenpflichtig?
Tragen Sie alle Posten in eine Tabelle ein und rechnen Sie die Jahressumme aus. Zwischen beworbenem Monatspreis und tatsächlichen Jahreskosten liegen manchmal überraschende Unterschiede.
3. Kostenloser Tarif oder kurze Testphase?
Eine Testphase von 7 oder 14 Tagen reicht nicht, um den echten Rhythmus eines Salons abzubilden. Sie tragen ein paar Termine ein, verkaufen vielleicht kein einziges Paket und erleben weder einen Kassenabschluss zum Monatsende noch eine Provisionsabrechnung. Läuft die Frist ab, entscheiden Sie unter Druck, weil Ihre Daten nicht verloren gehen sollen.
Ein kostenloser Tarif ohne Zeitlimit lässt Ihnen Zeit für eine ruhige Entscheidung. Nutzen Sie das Programm einen Monat lang mit echten Terminen, machen Sie einen Monatsabschluss und beobachten Sie, ob das Team damit zurechtkommt. Lesen Sie die Grenzen des kostenlosen Tarifs (Filialen, Nutzer, Kunden) vorab; sind sie klar und fair, ist das ein viel verlässlicherer Test als jede Testphase.
4. Datenhoheit, DSGVO und Export
Telefonnummern, Notizen zum Hauttyp, Allergien und Fotos sind personenbezogene Daten, manche davon sogar besonders schützenswert. Egal welche Software Sie wählen: Die Verantwortung für diese Daten bleibt bei Ihnen. Klären Sie deshalb:
- Wo werden die Daten gespeichert? Ist der Serverstandort schriftlich festgehalten, und ist klar, ob Daten an Dritte wie KI-Dienste weitergegeben werden?
- DSGVO-Prozesse: Lassen sich Datenschutzhinweise und Einwilligungen der Kundinnen im System dokumentieren?
- Verbindungssicherheit: Wird der Datenverkehr per HTTPS verschlüsselt, werden Passwörter nicht umkehrbar gespeichert?
- Export: Können Sie Kundenliste, Terminhistorie und Kontostände als Excel oder CSV herunterladen? Steht im Vertrag, was bei einer Kündigung mit Ihren Daten geschieht?
Tipp: Legen Sie beim Testen 10 Beispielkunden an und probieren Sie sofort den Export aus. Was Sie heute nicht herausbekommen, bekommen Sie auch am Tag der Kündigung nicht heraus.
5. Funktionen, die Sie im echten Alltag testen sollten
Im Demovideo sieht alles perfekt aus. Der echte Test ist, den vollsten Tag Ihres Salons ins System einzutragen. Prüfen Sie Punkt für Punkt:
- Kalender und Doppelbuchungsschutz: Buchen Sie dieselbe Mitarbeiterin oder dieselbe Kabine zweimal zur selben Uhrzeit. Warnt das System? Gibt es eine Raum- und Stuhlansicht?
- Pakete und Sitzungen: Verkaufen Sie ein Laserpaket mit 8 Sitzungen, nutzen Sie zwei und markieren Sie eine als nicht erschienen. Stimmt die Zahl der verbleibenden Sitzungen?
- Anzahlungen: Lässt sich eine Vorauszahlung mit einem Termin verknüpfen und wird sie beim Bezahlen automatisch abgezogen?
- Kasse und Kundenkonten: Werden Bar, Karte und Überweisung getrennt erfasst? Sehen Sie offene Beträge in der Kundenkartei?
- Lager: Können Sie Wareneingang, Verkauf und Restbestand von Farbe, Entwickler und Verkaufsprodukten verfolgen?
- Mitarbeiterprovision: Lassen sich unterschiedliche Provisionssätze für Dienstleistungen und Produktverkäufe festlegen?
Online-Buchung und automatische SMS-Erinnerungen stehen vielleicht auch auf Ihrer Liste; wenn ein System sie verspricht, lassen Sie sie sich im Betrieb zeigen. In sysSalon sind der Drag-and-Drop-Kalender, die Raumansicht, der Doppelbuchungsschutz, terminbezogene Anzahlungen, die Paketverwaltung sowie die KI-gestützte Haut-, Haar- und Make-up-Analyse heute verfügbar; Online-Buchung und SMS-Erinnerungen folgen in Kürze.
6. Mehrsprachigkeit und mehrere Filialen
Spricht Ihr Team verschiedene Muttersprachen oder arbeiten Sie in einer touristischen Gegend, senkt eine pro Nutzer umstellbare Oberflächensprache die Fehlerquote deutlich. Ein System, das nur in einer Sprache funktioniert, bedeutet ständiges Übersetzen am Empfang.
Auch wenn Sie heute nur einen Standort haben, aber eine zweite Filiale planen, prüfen Sie: Lassen sich Filialen über ein Konto verwalten, bekommt jede Filiale eigene Öffnungszeiten, ist die Kundenkartei filialübergreifend? Am Tag der zweiten Eröffnung die Software wechseln zu müssen, ist das teuerste Szenario.
7. Vertrag, Support und Zugriff
Die letzten drei Fragen entscheiden, was passiert, wenn es einmal nicht rund läuft:
- Laufzeit und Kündigung: Ist ein Jahresvertrag Pflicht? Können Sie jederzeit kündigen, fällt eine Gebühr an? Rabatte bei jährlicher Zahlung sind verlockend, aber nutzen Sie die Software zunächst monatlich, bis Sie sicher sind.
- Supportqualität: Über welche Kanäle und zu welchen Zeiten gibt es Hilfe? Stellen Sie während des Tests eine Frage und messen Sie, wie schnell und wie klar die Antwort kommt.
- Mobil- und Browserzugriff: Muss das Programm auf einem Rechner installiert werden, oder läuft es im Browser auf jedem Gerät? Können Sie unterwegs vom Handy aus den Tageskalender und die Kasse einsehen?
Bewertungstabelle: Kandidaten nebeneinanderlegen
Vergeben Sie für jeden Punkt 0 (fehlt oder schwach), 1 (teilweise) oder 2 (vollständig und klar). Füllen Sie dieselbe Tabelle für jeden Kandidaten aus; ab 20 Punkten ist ein Programm ein ernsthafter Kandidat, unter 14 Punkten suchen Sie wahrscheinlich innerhalb eines Jahres erneut.
| Kriterium | Prüffrage | Punkte (0–2) |
|---|---|---|
| Preismodell | Bleibt die Rechnung gleich, wenn sich das Team verdoppelt? | |
| Provision | Keine Provision auf Neukunden oder Buchungen? | |
| Versteckte Kosten | Sind Kernfunktionen enthalten und ist die Jahressumme klar? | |
| Ausprobieren | Gibt es einen kostenlosen Tarif ohne Zeitlimit? | |
| Daten und DSGVO | Ist der Speicherort genannt, lassen sich Einwilligungen erfassen? | |
| Export | Lassen sich Kunden- und Verlaufsdaten leicht exportieren? | |
| Kalender | Gibt es Raum-/Stuhlansicht und Doppelbuchungsschutz? | |
| Pakete und Anzahlungen | Sind Sitzungen und Vorauszahlungen mit Terminen verknüpft? | |
| Kasse, Lager, Provision | Alle drei ohne Zusatzprogramm abbildbar? | |
| Sprache und Filialen | Mehrere Sprachen und Filialen in einem Konto? | |
| Vertrag | Ohne Mindestlaufzeit, jederzeit kündbar? | |
| Support und Zugriff | Schnelle Antworten, läuft im Browser auf jedem Gerät? |
In Ruhe entscheiden, mit echten Daten
Gute Salonsoftware beweist sich nicht im Demo-Bildschirm, sondern beim Monatsabschluss, an einem vollen Samstag und wenn jemand Neues ins Team kommt. Rechnen Sie aus, wie der Preis mit dem Team wächst, fragen Sie Provisionen und Zusatzkosten schriftlich ab, klären Sie, wo Ihre Daten liegen und wie sie wieder herauskommen, und testen Sie dann mit einer echten Woche aus Ihrem Salon.
Wenn Sie diesen Test ohne Zeitdruck machen möchten, starten Sie jetzt mit dem kostenlosen Tarif von sysSalon: keine Kreditkarte, kein Zeitlimit, und die Oberfläche gibt es in 6 Sprachen. Die Tarife vergleichen Sie auf der Preisseite, alle Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite.
Titelfoto: Kampus Production / Pexels
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