Lieferantenmanagement im Salon: Einkaufslücken schließen

Monatsende, die Kontoauszugsmitteilung Ihres Lieferanten liegt auf dem Tisch: offener Betrag 1.380 €. Sie selbst hätten mit etwa 1.050 € gerechnet. Wurde die Barzahlung vom letzten Monat überhaupt verbucht? Wurden die zwei fehlenden Kartons Entwickler gutgeschrieben? Seit wann kostet die Farbe mehr? Wenn die Antworten in einem WhatsApp-Verlauf, einem Notizbuch und einem Stapel Lieferscheine in der Rezeptionsschublade verstreut sind, verliert Ihr Salon jeden Monat Geld, ohne dass es jemand bemerkt.

Der Einkauf ist der leiseste Kostenblock im Salon. Miete und Löhne haben Sie ständig vor Augen, kleine Lücken beim Produkteinkauf summieren sich dagegen unbemerkt zu einem beachtlichen Jahresbetrag. Mit den folgenden Schritten finden Sie die Ursachen, halten Ihre Lieferantenkonten sauber und berechnen, wann und wie viel Sie bestellen sollten.

Wo versickert beim Einkauf Geld?

In den meisten Salons ist es nicht der eine große Fehler, sondern eine Reihe kleiner Lücken, die sich jeden Monat wiederholen. Die häufigsten:

• Stille Preiserhöhungen: Der Lieferant erhöht um 5 %, ohne Bescheid zu geben. Weil niemand die Rechnung mit dem Vorpreis vergleicht, zahlen Sie die Differenz über Jahre.
• Fehlmengen und beschädigte Ware: Kartons werden ungezählt angenommen, fehlende Artikel nie gutgeschrieben.
• Doppelzahlungen: Dieselbe Rechnung wird einmal überwiesen und einmal bar bezahlt; ohne Aufzeichnung fällt es niemandem auf.
• Notkäufe: Am Tag, an dem eine Farbe ausgeht, wird beim nächsten Großhändler teurer eingekauft, plus Kurierkosten.
• Totes Lager: Ein Halbjahresvorrat, gekauft „weil er im Angebot war“, steht im Regal, und ein Teil davon läuft ab.

Die Jahresrechnung der kleinen Lücken

Machen wir es konkret. Nehmen wir zum Beispiel einen mittelgroßen Salon, der monatlich für rund 3.000 € Produkte einkauft:

Das sind 4.800 € im Jahr. Für viele Salons entspricht das einem neuen Bedienplatz samt Ausstattung oder mehreren Monatsgehältern einer Nachwuchskraft. Und nichts davon kommt bei Ihren Kundinnen und Kunden als besserer Service an.

Lieferantenkonten sauber führen

Der größte Teil der Lücke lässt sich mit einem einfachen Prinzip schließen: ein fester Ort für alle Vorgänge je Lieferant und ein monatlicher Abgleich. Liegen Eingangsrechnungen, Zahlungen und Retouren beieinander, wird der Vergleich mit dem Lieferantenauszug zur Zehn-Minuten-Aufgabe.

In sysSalon legen Sie für jeden Lieferanten eine Karte an und erfassen dort Einkäufe und Zahlungen. Da jede Zahlung zugleich als Abgang aus der Kasse oder vom Bankkonto erfasst wird, entsteht der Kontoauszug des Lieferanten automatisch. Am Monatsende legen Sie den Auszug des Lieferanten einfach neben den aus dem System.

Checkliste für den Monatsabgleich

1. Fordern Sie beim Lieferanten den Monatsauszug an.
2. Ordnen Sie jede Rechnung einem erfassten Einkauf zu; fehlt einer, suchen Sie den Lieferschein.
3. Vergleichen Sie die Stückpreise mit der vorherigen Bestellung; bei Erhöhungen bitten Sie um schriftliche Bestätigung.
4. Prüfen Sie Datum und Betrag jeder Zahlung und lassen Sie sich Barzahlungen immer quittieren.
5. Verfolgen Sie Retouren oder Gutschriften für Fehlmengen und beschädigte Ware.
6. Legen Sie erst dann den Zahlungsplan fest, wenn beide Seiten sich über den Saldo einig sind.

Wann und wie viel bestellen?

Wer nach Gefühl bestellt („das Regal sieht etwas leer aus“), landet entweder beim Notkauf oder beim toten Lager. Gesünder ist es, vom tatsächlichen Verbrauch rückwärts zu rechnen.

Dafür müssen Sie zuerst wissen, wie viel Sie wirklich verbrauchen. Verknüpfen Sie in sysSalon ein Produkt mit einer Dienstleistung, wird es bei jeder Durchführung dieser Leistung automatisch vom Bestand abgebucht. Die Frage „Wie viele Tuben Farbe haben wir diesen Monat verbraucht?“ ist dann keine Schätzung mehr, sondern steht in den Daten. Da auch der Einkaufspreis hinterlegt ist, sehen Sie zudem, wie viel Kapital im Regal gebunden ist.

Anschließend genügt eine einfache Formel für den Meldebestand:

Meldebestand = Wochenverbrauch × Lieferzeit (Wochen) + Sicherheitsbestand

Ein Beispiel: Von Ihrer meistgenutzten Nuance gehen 12 Tuben pro Woche weg, der Lieferant liefert innerhalb einer Woche, und Sie möchten eine halbe Woche Puffer: 12 × 1 + 6 = 18. Sinkt der Bestand auf 18 Tuben, wird bestellt. Schon wenn Sie das nur für die 15 bis 20 Produkte mit dem größten Einkaufsvolumen tun, verschwinden die meisten Notkäufe.

Tipp: Zählen Sie an einem festen Termin, etwa montags früh, die kritischen Produkte und vergleichen Sie die Zahl mit dem System. Gibt es Abweichungen, stimmt entweder die Produktmenge in der Leistungsdefinition nicht, oder es wird etwas ohne Erfassung verbraucht. In beiden Fällen bemerken Sie es früh.

Warnungen bei niedrigem Bestand kommen in sysSalon in Kürze; bis dahin erledigt dieser Wochencheck dieselbe Aufgabe in wenigen Minuten.

Mit Zahlen verhandeln statt mit Hoffnung

Sind Ihre Aufzeichnungen geordnet, verändert sich auch das Gespräch mit dem Lieferanten. Statt „Geht da noch was beim Preis?“ legen Sie ein konkretes Angebot vor:

• Jahresvolumen zeigen: „Letztes Jahr haben wir bei Ihnen für diesen Betrag eingekauft“ ist die stärkste Grundlage für einen Rabatt.
• Zahlungsmoral belegen: Weist Ihr Kontoauszug pünktliche Zahlungen aus, haben Sie gute Argumente für längere Zahlungsziele oder Skonto.
• Vergleichsangebot einholen: Lassen Sie sich einmal im Jahr Ihre fünf meistgenutzten Produkte von einem zweiten Lieferanten anbieten.
• Zahlungsziel an die Liquidität anpassen: In Monaten mit starkem Paketverkauf mit Skonto bar zahlen, in ruhigeren Monaten das Zahlungsziel ausschöpfen.

Noch ein Punkt: Ein einziger Lieferant ist kurzfristig bequem, schwächt aber Ihre Position bei Preis und Lieferung. Ein Ersatzlieferant für kritische Produkte schützt Sie außerdem vor leeren Regalen in der Hochsaison.

Den Einkauf in den Griff bekommen

Jede Einkaufslücke wirkt für sich klein, zusammen werden sie zu einem Kostenblock von mehreren Tausend Euro im Jahr. Ein sauberes Konto für jeden Lieferanten, ein monatlicher Abgleich, Bestellungen nach echtem Verbrauch und Verhandlungen auf Datenbasis halten dieses Geld im Salon. Die letzten Herbstwochen vor dem Weihnachtsgeschäft sind der richtige Zeitpunkt, das aufzusetzen.

Wenn Sie Lieferanten, Einkäufe, Bestand und Kasse auf einem Bildschirm zusammenführen möchten, können Sie sysSalon sofort ausprobieren. Starten Sie mit dem kostenlosen Plan: keine Kreditkarte, kein Zeitlimit. Wenn Sie sehen möchten, wie es zu Ihrem Salon passt, fordern Sie eine Demo an oder sehen Sie sich alle Module auf der Funktionsseite an.

Titelfoto: RDNE Stock project / Pexels

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