Forfaits cadeaux : préparez les ventes de fin d’année

Chaque mois de décembre, la même question revient à l’accueil : « Je cherche un cadeau pour ma femme, que me conseillez-vous ? » La plupart des salons improvisent : un bon cadeau écrit à la main, des espèces dans la caisse et une note inachevée dans l’agenda. En février, plus personne ne sait vraiment qui l’a acheté, qui doit l’utiliser, combien de séances restent ni à quelle prestation correspond le paiement. La personne qui a reçu le cadeau appelle, l’accueil ne retrouve rien, et une belle attention se transforme en moment gênant.

Bien conçu, un forfait cadeau remplit pourtant deux missions : il fait rentrer de la trésorerie en décembre et remplit les fauteuils pendant les semaines creuses de janvier et février. Le meilleur moment pour le préparer n’est pas décembre, mais maintenant, fin octobre et début novembre. Voici un plan étape par étape, de la conception des forfaits à l’enregistrement des ventes, jusqu’à la gestion de l’affluence de janvier.

Pourquoi le forfait cadeau comble le creux de janvier

Dans beaucoup de salons, la seconde quinzaine de décembre est la période la plus chargée de l’année, alors que janvier est le mois où les budgets se resserrent et où l’agenda se vide. Le forfait cadeau relie ces deux mois : l’argent entre en décembre, la prestation est réalisée à partir de janvier.

Faisons un rapide calcul. Imaginons que vous vendiez en décembre 40 forfaits cadeaux de trois séances. Cela représente 120 rendez-vous à placer dans votre agenda entre janvier et mars. Une bonne partie des bénéficiaires découvriront votre salon pour la première fois : ces rendez-vous sont donc, pour beaucoup, de nouveaux clients. Sans budget publicitaire, grâce à la recommandation d’une cliente fidèle, et avec une prestation déjà payée.

Concevoir le bon forfait : peu d’options, des règles claires

La personne qui offre un cadeau connaît rarement les différences techniques entre vos soins. Plutôt qu’une longue carte, proposez deux ou trois forfaits qui facilitent la décision.

Fixer le prix

Un forfait cadeau n’est pas une course à la remise : il s’agit d’offrir un présent qui paraît généreux. Par exemple, si un soin coûte 60 €, un forfait de trois séances avec 10 % de remise revient à 162 €. L’acheteur a le sentiment de faire une bonne affaire et vous préservez votre marge. Avant de décider d’une remise, déduisez le coût des produits et la commission du personnel pour chaque séance ; le prix du forfait doit rester nettement au-dessus de ce total.

Écrire les règles dès le départ

• Validité : par exemple six mois à compter de la date d’achat. Un forfait sans date limite est un engagement sans fin.
• Contenu : les prestations incluses et la possibilité, ou non, de les échanger.
• Rendez-vous manqués : une séance manquée sans prévenir est-elle décomptée ?
• Cession : le bénéficiaire peut-il transmettre le forfait à quelqu’un d’autre ?

Imprimez ces règles au dos de la carte cadeau, en quelques lignes simples. Les conditions floues sont la première source de litige entre bénéficiaires et salons.

De la vente au premier rendez-vous : un enregistrement rigoureux

Le maillon faible de tout forfait cadeau, c’est l’enregistrement. À l’accueil, on encaisse, mais le nom du bénéficiaire, le nombre de séances et la date d’expiration finissent sur un bout de papier. Pour l’éviter, suivez les mêmes étapes à chaque vente :

1. Créez une fiche client pour le bénéficiaire. Demandez son nom et son téléphone à l’acheteur ; à défaut, notez au moins son nom et un moyen de fixer le premier rendez-vous.
2. Rattachez le forfait à la fiche du bénéficiaire. Les séances doivent figurer à son nom pour être retrouvées immédiatement lors de sa venue.
3. Enregistrez l’encaissement. Saisissez le montant et le mode de paiement, caisse ou compte bancaire, au moment de la vente.
4. Indiquez l’origine dans les notes. Une mention comme « Cadeau – offert par Mme Martin, 14 décembre » permet de remercier l’acheteuse et sert de preuve en cas de question.
5. Notez la date d’expiration. La carte cadeau et le logiciel doivent afficher exactement la même date.

Dans sysSalon, la vente d’un forfait de plusieurs séances se fait directement sur la fiche client, avec remise et paiement en plusieurs fois si besoin ; chaque séance est suivie comme utilisée, planifiée ou restante. L’encaissement est affecté au compte caisse ou banque concerné, et la fiche regroupe aussi les notes et l’historique des visites. Quand le bénéficiaire appelle en mars, l’accueil voit les séances restantes en deux clics.

Astuce : en remettant la carte cadeau, dites à l’acheteur : « Dès que la personne nous contacte, nous fixons le premier rendez-vous », et demandez ses coordonnées sur-le-champ. Un forfait dont la première séance est rapidement inscrite à l’agenda est bien plus souvent utilisé jusqu’au bout qu’un forfait oublié au fond d’un tiroir.

Répartir l’affluence de janvier dans l’agenda

Une saison des cadeaux réussie cache un risque : tout le monde veut utiliser son forfait pendant les deux mêmes semaines. Début janvier, l’agenda se remplit d’un coup et vos clients réguliers ne trouvent plus de créneau.

• Fixez le premier rendez-vous du bénéficiaire le plus tôt possible et, pour les cures, planifiez toutes les séances en une fois. sysSalon permet de créer en une seule opération les rendez-vous de plusieurs séances, et la prévention des conflits par collaborateur et par cabine évite de réserver deux fois le même poste.
• Utilisez la vue par cabine pour visualiser à l’avance l’occupation de janvier et proposez aux bénéficiaires les créneaux calmes de midi en semaine.
• Réservez les samedis chargés à vos clients fidèles et orientez les rendez-vous cadeaux vers la semaine lorsque c’est possible.
• Appliquez votre règle d’absence avec constance. Selon la politique du salon, la séance peut être marquée « Perdue » et décomptée, ou « Absent » et recréditée en cas d’excuse valable : l’essentiel est d’appliquer exactement ce qui figure sur la carte.

Check-list avant la saison

• Deux ou trois forfaits définis, avec le coût et la part de commission calculés pour chacun.
• Règles de validité, de contenu, d’absence et de cession rédigées.
• Carte cadeau ou enveloppe prête pour la mi-novembre.
• L’équipe d’accueil suit les mêmes étapes, dans le même ordre, à chaque vente.
• Créneaux de janvier à mars ouverts aux forfaits cadeaux clairement définis.

Vendre en décembre, gagner en janvier

Bien construit, le forfait cadeau alimente vos mois les plus calmes, attire de nouveaux clients et vous apporte un chiffre d’affaires déjà encaissé. La différence tient à quelques règles claires, au même enregistrement pour chaque vente et à un agenda anticipé.

Pour suivre forfaits, encaissements et séances restantes au même endroit, commencez dès aujourd’hui avec l’offre gratuite de sysSalon : sans carte bancaire et sans limite de durée. Découvrez toutes les fonctionnalités sur la page dédiée ou demandez une démo adaptée à votre salon.

Photo de couverture: cottonbro studio / Pexels

#forfait cadeau #forfait de séances #fêtes de fin d’année #planification saisonnière #fiche client #encaissement

← Tous les articles