Bei der Wahl einer Salonsoftware schauen die meisten Inhaber auf eine einzige Zahl: den Monatspreis. Ein paar Monate später fällt die Rechnung höher aus als gedacht. Eine neue Friseurin wurde eingestellt, das SMS-Guthaben ist aufgebraucht, für den Verkauf von Paketen wurde ein eigenes Modul freigeschaltet, und ein Buchungsportal hat bei Neukunden seine Provision einbehalten. Einzeln wirken diese Posten klein, am Jahresende können sie aber das Zwei- bis Dreifache des ursprünglichen Preises ausmachen.
In diesem Artikel gehen wir die versteckten Kosten durch, die Rechnungen für Salonsoftware wachsen lassen. Wir berechnen die jährlichen Gesamtkosten zweier Preismodelle für einen Beispielsalon mit fünf Mitarbeitenden und listen die Fragen auf, die Sie vor der Vertragsunterschrift stellen sollten.
Listenpreis und Gesamtkosten sind nicht dasselbe
Was eine Software Sie wirklich kostet, ist die Summe aller Zahlungen über ein Jahr: Abonnement, Zusatzmodule, Nachrichtenguthaben, Provisionen, Zahlungsgebühren und der Aufwand beim Wechsel. Vergleichen Sie Angebote anhand dieser Summe, nicht anhand des Monatspreises. Die folgenden Posten treiben sie am stärksten nach oben.
1. Preis pro Mitarbeiter: Wachstum wird bestraft
Manche Systeme berechnen den Preis nach Teamgröße. Für ein Ein-Personen-Studio wirkt das günstig, mit jedem neuen Teammitglied wird es teurer. Beispiel: Bei 30 € pro Mitarbeiter und Monat zahlt ein Salon mit fünf Personen 150 €. Im Monat, in dem Sie eine sechste Person einstellen, steigt die Rechnung auf 180 €. Eine Nageldesignerin in Teilzeit oder eine Kosmetikerin, die zwei Tage pro Woche kommt, zählt oft ebenfalls als voller „Platz“.
Dazu kommt ein versteckter Nebeneffekt: Um Kosten zu sparen, tragen manche Salons einzelne Mitarbeitende gar nicht erst ins System ein. Termine landen dann auf Papier, Provisionen bleiben im Kopf, und die Ordnung, die man sich von der Software erhofft hat, stellt sich nie ein.
Bei einem festen Preis pro Standort ändert die Teamgröße die Rechnung nicht. sysSalon berechnet einen Preis pro Standort bei unbegrenzt vielen Mitarbeitenden, ein neues Teammitglied taucht also nie auf Ihrer Rechnung auf. Die aktuellen Tarife finden Sie auf der Preisseite.
2. Provision auf Neukunden: für die eigenen Kunden zahlen
Einige Systeme, die zugleich als Buchungsportal funktionieren, behalten bei jedem Neukunden, der über die Plattform kommt, eine Provision auf die erste Buchung ein. Auf manchen Plattformen liegt dieser Satz etwa zwischen 20 % und 35 %. Beispiel: 25 % Provision auf einen durchschnittlichen Erstbesuch von 60 € bedeuten 15 € pro Neukunde. Zehn Neukunden im Monat ergeben 1.800 € im Jahr.
Achten Sie darauf, wie „Neukunde“ definiert ist. Wer Ihren Salon auf Instagram entdeckt und dann über Ihr Profil auf der Plattform bucht, gilt oft als neu, obwohl ihn Ihre eigene Arbeit zu Ihnen gebracht hat.
3. SMS- und WhatsApp-Guthaben: Rechnung pro Nachricht
Terminerinnerungen senken die Zahl der Nichterscheinenden, doch Nachrichten werden meist getrennt vom Abo pro Stück abgerechnet. Beispiel: Ein Salon mit 50 Terminen pro Tag verschickt rund 1.500 Erinnerungen im Monat. Bei 0,05 € pro Nachricht sind das 75 € im Monat und 900 € im Jahr. Mit Bestätigungen, Geburtstagsgrüßen und Aktionen steigt der Betrag weiter.
Die Fragen sind einfach: Was kostet eine Nachricht? Zählen lange Nachrichten doppelt? Verfällt ungenutztes Guthaben? Können Sie Ihren eigenen SMS-Anbieter anbinden?
4. Kostenpflichtige Zusatzmodule: Grundfunktionen im teuren Tarif
In vielen Systemen bietet der Einstiegstarif nur Kalender und Kundenliste. Behandlungspakete, Lagerverwaltung, Provisionsberichte oder Kundenkonten gibt es erst im höheren Tarif oder als separat berechnete Module. Beispiel: 40 € zusätzlich pro Monat für ein Paket- und Lagermodul sind 480 € im Jahr.
Vergleichen Sie daher mit der Frage: „Welcher Tarif enthält alles, was mein Salon wirklich braucht?“ Im Pro-Tarif von sysSalon sind Behandlungspakete, Lagerverwaltung, Provisionssätze für Mitarbeitende und Kundenkonten im selben Tarif enthalten. Der SMS-Versand folgt in Kürze.
5. Lange Laufzeiten und Mindestverträge
Rabatte bei ein- oder zweijähriger Bindung wirken zunächst verlockend. Passt die Software aber nicht zu Ihrem Salon, kommen Sie nicht heraus, ohne die restlichen Monate zu bezahlen. Manche Verträge verlängern sich zudem automatisch: Wer nicht rechtzeitig schriftlich kündigt, ist ein weiteres Jahr gebunden. Prüfen Sie vor der Unterschrift Widerrufsfrist, Kündigungsbedingungen und Verlängerungsklausel.
6. Zahlungsgebühren und vorgeschriebene Zahlungsanbieter
Manche Systeme erlauben Online-Anzahlungen oder Zahlungen nur über ihre eigene Zahlungslösung. Damit können Sie deren Gebühr pro Transaktion nicht mit dem Angebot Ihrer eigenen Bank vergleichen. Schon ein kleiner Unterschied summiert sich über den Jahresumsatz zu einem spürbaren Betrag. Auch wie lange es dauert, bis das Geld auf Ihrem Konto ist, beeinflusst Ihre Liquidität.
7. Datenexport: der Preis des Wechsels
Die am wenigsten besprochenen Kosten entstehen beim Wechsel. Kundenliste, Besuchshistorie, offene Behandlungspakete und Salden sind das wertvollste Kapital Ihres Salons. In manchen Systemen ist der gesammelte Export dieser Daten schwierig, kostet extra oder liefert nur eine unvollständige Liste. Eine Software, die Ihre Daten nicht herausgibt, ist in der Praxis ein Vertrag, der Sie festhält.
Jährliche Gesamtkosten für einen Salon mit fünf Mitarbeitenden
Die folgende Tabelle vergleicht beide Modelle mit den Beispielzahlen von oben. Die Werte sind angenommen; Sie können Ihre eigenen Angebote in dieselbe Tabelle eintragen. Die SMS-Kosten sind in beiden Modellen gleich angesetzt.
| Posten | Modell A: Preis pro Mitarbeiter | Modell B: Festpreis pro Standort |
|---|---|---|
| Abonnement | 5 × 30 € × 12 = 1.800 € | 75 € × 12 = 900 € |
| Paket- und Lagermodul | 40 € × 12 = 480 € | Inklusive: 0 € |
| Neukundenprovision | 10 × 15 € × 12 = 1.800 € | Keine Provision: 0 € |
| SMS-Erinnerungen | 1.500 × 0,05 € × 12 = 900 € | 1.500 × 0,05 € × 12 = 900 € |
| Summe pro Jahr | 4.980 € | 1.800 € |
Der Listenpreis von Modell A liegt bei 150 € im Monat, die tatsächlichen Jahreskosten betragen jedoch 4.980 €, also durchschnittlich 415 € im Monat. Rechnet man Zahlungsgebühren und eine Neueinstellung hinzu, wird der Abstand noch größer.
Fragen vor der Vertragsunterschrift
- Ändert sich der Preis mit der Teamgröße? Wie werden Teilzeitkräfte gezählt?
- Gibt es eine Provision für Kunden, die über die Plattform kommen? Wie ist „Neukunde“ definiert?
- Was kostet eine SMS- oder WhatsApp-Nachricht? Verfällt das Guthaben?
- In welchem Tarif sind Paketverkauf, Lager und Provisionsberichte enthalten? Fallen Modulgebühren an?
- Wie lang ist die Mindestlaufzeit? Kann ich jederzeit kündigen? Gibt es eine automatische Verlängerung?
- Muss ich für Online-Zahlungen einen bestimmten Zahlungsanbieter nutzen? Wie hoch ist die Gebühr pro Transaktion?
- Kann ich bei einem Wechsel meine Kunden-, Termin- und Paketdaten kostenlos exportieren, und in welchem Format?
- Werden Einrichtung, Schulung oder Datenübernahme gesondert berechnet?
Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. Zusagen aus dem Verkaufsgespräch sind nur verbindlich, wenn sie im Vertrag stehen.
Fazit: Vergleichen Sie die Jahressumme, nicht das Preisschild
Teuer ist bei Salonsoftware selten der Listenpreis, sondern das, was später hinzukommt. Preise pro Mitarbeiter verteuern Wachstum, Provisionen belasten Neukunden, Zusatzmodule verlangen Geld für Grundaufgaben, und lange Bindungen machen den Wechsel kostspielig. Tragen Sie alle Angebote in dieselbe Tabelle ein und rechnen Sie die Jahressumme aus, dann zeigt sich, welche Option wirklich günstig ist.
Während Sie rechnen, können Sie auch sysSalon ausprobieren: Der kostenlose Tarif hat kein Zeitlimit, auf Neukunden fällt keine Provision an, und nach dem Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif können Sie jederzeit kündigen. Starten Sie jetzt mit dem kostenlosen Tarif oder vergleichen Sie die Tarife auf der Preisseite.
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