Vor der zweiten Filiale: So führen Sie mehrere Salons

Ihr erster Salon ist voll ausgelastet, der Terminkalender ist wochenlang im Voraus belegt, und eine Frage lässt Sie nicht los: Ist es Zeit für eine zweite Filiale? Die meisten Inhaberinnen und Inhaber denken dabei zuerst an Miete, Einrichtung und Personalsuche. Was eine zweite Filiale aber tatsächlich unter Druck setzt, ist selten das Ladenlokal, sondern die Organisation. Wer im einen Salon steht und nicht weiß, was im anderen passiert, wer zwei Kassen, zwei Lager und zwei WhatsApp-Gruppen parallel führt, verliert erstaunlich schnell den Überblick.

Dieser Leitfaden zeigt, welche Strukturen Sie schaffen sollten, bevor Sie die zweite (oder dritte) Filiale eröffnen: welche Abläufe zentral geregelt werden, welche vor Ort bleiben, wie Sie Geld und Material im Blick behalten und wie Sie ein Team führen, das auf mehrere Standorte verteilt ist.

Die erste Frage: Läuft Ihr Salon auch ohne Sie?

Mit der zweiten Filiale halbiert sich Ihre Zeit. Der erste Salon darf also nicht davon abhängen, dass Sie jeden Tag am Empfang stehen. Beantworten Sie diese Fragen ehrlich:

• Würden Termine, Kasse und Lager eine Woche lang reibungslos laufen, wenn Sie nicht da wären?
• Wird der Kassenabschluss am Abend auch in Ihrer Abwesenheit nach derselben Methode gemacht?
• Liegen Kundeninformationen (Farbrezepturen, Allergiehinweise, offene Paketsitzungen) in einem System statt im Gedächtnis einzelner Mitarbeiter?
• Sind Provisionssätze schriftlich festgelegt, oder werden sie jeden Monat neu verhandelt?

Wenn Sie schon zwei dieser Fragen mit „Nein" beantworten, lohnt es sich mehr, zuerst den bestehenden Salon zu ordnen, als einen zweiten Mietvertrag zu unterschreiben. Unordnung addiert sich beim Wachstum nicht, sie vervielfacht sich.

Trennen Sie Gemeinsames von Filialspezifischem

Der häufigste Fehler in Salons mit mehreren Standorten: Entweder wird alles zentralisiert, oder jede Filiale läuft wie ein eigener Betrieb. Eine gesunde Struktur liegt dazwischen.

Was zentral und einheitlich sein sollte

• Leistungen und Produkte: Bezeichnungen, Dauer und verwendete Produkte sollten überall nach derselben Logik angelegt sein. Sonst lassen sich zwei Filialen nicht vergleichen.
• Kasse und Kontenführung: Verkäufe, Zahlungen und Ausgaben werden an jedem Standort gleich erfasst.
• Anzahlungs- und Stornoregeln: Kundinnen und Kunden treffen in jeder Filiale auf dieselben Regeln.

Was filialspezifisch bleiben sollte

• Öffnungszeiten: Ein Salon im Einkaufszentrum hat selten dieselben Zeiten wie einer in der Innenstadtlage.
• Raum- und Stuhlplanung: Die Kapazität jeder Filiale braucht ihren eigenen Kalender.
• Preisunterschiede: Miete und Lage können unterschiedliche Preise für einzelne Leistungen rechtfertigen; das sollte eine bewusste Entscheidung sein, kein Zufall.

In sysSalon verwalten Sie mehrere Filialen über ein einziges Konto, und jede Filiale hat eigene Öffnungszeiten, einen eigenen Kalender und eine eigene Raumplanung. Der Kalender schlägt freie Zeiten anhand der Öffnungszeiten vor und verhindert Doppelbuchungen für dieselbe Mitarbeiterin oder denselben Raum. So taucht niemand mehr um 14 Uhr gleichzeitig in zwei Salons auf.

Sehen Sie die Zahlen pro Filiale

Bei zwei Standorten kann der Gesamtumsatz gut aussehen, während eine Filiale still Verluste schreibt. Ein einfaches Beispiel: Filiale A erzielt 40.000 € Umsatz im Monat, Filiale B 25.000 €. Zusammen wirken 65.000 € beeindruckend. Liegen Miete, Löhne und Materialkosten von Filiale B aber bei 27.000 €, verliert sie jeden Monat 2.000 €, und Filiale A gleicht das aus. Läuft alles über eine einzige Kasse, bleibt das oft monatelang unbemerkt.

Richten Sie deshalb von Anfang an diese Trennung ein:

1. Jede Filiale bekommt ein eigenes Kassenkonto; Bankkonten werden so benannt, dass die Zuordnung eindeutig ist.
2. Jede Ausgabe (Miete, Nebenkosten, Material) wird der richtigen Filiale zugeordnet.
3. Einkäufe und Lieferantenkontoauszüge werden regelmäßig geprüft, damit klar ist, welche Filiale welche Rechnung verursacht hat.
4. Einmal im Monat stellen Sie Einnahmen und Ausgaben jeder Filiale nebeneinander.

sysSalon führt Verkäufe, Zahlungen, Ausgaben, Kassen- und Bankkonten sowie Kunden- und Lieferantenkontoauszüge an einem Ort. Den Filialvergleich erstellen Sie derzeit selbst aus diesen sauberen Daten; eigene Finanzberichte und Umsatzauswertungen folgen in Kürze.

Tipp: Erwarten Sie von einer neuen Filiale in den ersten drei Monaten keinen Gewinn, wohl aber, dass die monatliche Lücke kleiner wird. Tut sie das nicht, liegt das Problem meist bei der Auslastung oder beim Materialverbrauch, nicht bei den Preisen.

Verhindern Sie, dass Material zwischen den Filialen verschwindet

Im Lager verlieren Salons mit mehreren Standorten am leisesten Geld. Eine Filiale hat keine Farbe mehr, „leiht" sich ein paar Tuben aus der anderen, niemand trägt es ein, und am Monatsende stimmt in keiner Filiale der Bestand. Dagegen hilft:

• Legen Sie jedes Produkt mit Einkaufspreis und Bestand an.
• Sorgen Sie dafür, dass die bei einer Leistung verwendeten Produkte automatisch vom Bestand abgebucht werden. Dann hat die Frage „Warum ist diesen Monat so viel Entwickler weg?" eine echte Antwort.
• Dokumentieren Sie Umbuchungen zwischen Filialen, statt sie mündlich abzusprechen.
• Zählen Sie einmal im Monat und vergleichen Sie mit dem Systembestand.

In sysSalon werden Produkte, die mit einer Leistung verknüpft sind, bei der Durchführung vom Bestand abgebucht. Warnungen bei niedrigem Bestand gibt es noch nicht, sie kommen in Kürze; bis dahin empfiehlt sich eine kurze wöchentliche Bestandskontrolle als fester Termin im Kalender.

Teilen Sie das Team auf, ohne die Fairness zu verlieren

Für die neue Filiale wählen Sie vermutlich ein oder zwei Ihrer erfahrensten Leute. Das ist richtig, birgt aber zwei Risiken: Im Stammsalon fehlt plötzlich Erfahrung, und wer wechselt, verdient anfangs weniger Provision, weil die neue Filiale noch weniger Kundschaft hat. Sprechen Sie das nicht vorher an, verlieren Sie womöglich eine gute Fachkraft.

• Hinterlegen Sie für jede Person Gehalt, Provisionssatz und Stammfiliale im Mitarbeiterprofil.
• Planen Sie für Wechselnde in den ersten Monaten einen befristeten Provisionsausgleich oder einen festen Zuschlag ein.
• Bauen Sie die Schichten entlang der Öffnungszeiten jeder Filiale; dass dieselbe Person zur gleichen Zeit an zwei Orten gebucht wird, verhindert der Kalender ohnehin.
• Geben Sie der Filialleitung ein Administratorkonto und dem Empfang ein Benutzerkonto, statt dass alle ein gemeinsames Passwort verwenden.

Im Mitarbeiterprofil von sysSalon werden Gehalt und Provisionssatz hinterlegt. Eine automatische Provisionsberechnung gibt es noch nicht, sie folgt in Kürze; derzeit ermitteln Sie den Betrag aus den Verkaufsdaten des Monats. Weil die Sätze schriftlich im System stehen, gibt es darüber aber keine Diskussionen mehr.

Kunden bleiben Ihrer Marke treu, nicht einer einzelnen Filiale

Wer von einer Ihrer Filialen in die andere wechselt, sollte die eigene Farbrezeptur nie wieder erklären müssen. Wenn das Kundenprofil Kontaktdaten, Besuchshistorie, Notizen, Fotos und Kontostand enthält, erlebt die Kundin überall dieselbe Sorgfalt. Gleiches gilt für Pakete: Sind genutzte, geplante und verbleibende Sitzungen sichtbar, gibt es am Empfang keine Diskussion über „Ich hatte doch noch drei Termine".

Der Oktober ist ein guter Zeitpunkt für diese Vorarbeit. Steht das System vor dem Weihnachts- und Silvestertrubel, führen Sie im Dezember beide Filialen mit ruhiger Hand.

Eröffnen Sie mit Struktur, dann wachsen Sie

Die Führung mehrerer Salons folgt einem einfachen Prinzip: gemeinsame Regeln zentral festlegen, Entscheidungen vor Ort der Filiale überlassen und Geld, Material und Personal pro Standort sehen. Schaffen Sie diese Struktur vor der Eröffnung der zweiten Filiale, nicht danach, dann kostet Wachstum Sie nicht die Kontrolle.

Sie können noch heute mit dem kostenlosen Plan von sysSalon starten: ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung. Ordnen Sie Ihren ersten Salon im kostenlosen Plan und wechseln Sie mit der zweiten Filiale zu Pro, um alle Standorte über ein Konto zu verwalten. Alle Funktionen finden Sie auf der Funktionsseite, oder Sie fordern eine Demo an, die auf Ihren Salon zugeschnitten ist.

Titelfoto: Vitaly Gariev / Pexels

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