Wer schon einmal die letzten zwei Dezemberwochen in einem Salon erlebt hat, kennt das Bild: Das Telefon steht nicht still, drei Kundinnen wollen unbedingt denselben Samstagstermin um 14 Uhr, ausgerechnet Ihre erfahrenste Coloristin möchte genau diese Woche frei haben, die Blondierung geht aus, und beim Kassenabschluss versuchen Sie sich zu erinnern, wer was bezahlt hat. Die umsatzstärksten Wochen des Jahres werden ohne Plan zu den anstrengendsten – und zu denen, in denen Sie still und leise Kundschaft verlieren.
Die gute Nachricht: Der größte Teil des Dezember-Chaos lässt sich mit wenigen Entscheidungen im Oktober vermeiden. Im Folgenden finden Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre tatsächliche Kapazität berechnen, Urlaube festlegen, Spitzenzeiten mit Anzahlungen absichern sowie Lager und Liquidität rechtzeitig vorbereiten.
Mit den Zahlen vom Vorjahr beginnen, nicht mit dem Bauchgefühl
Gute Planung beginnt mit Aufzeichnungen, nicht mit Erinnerungen. Schauen Sie sich November und Dezember des Vorjahres an und beantworten Sie diese Fragen:
- Welche Tage und Uhrzeiten waren komplett ausgebucht, welche überraschend ruhig?
- Welche Leistungen waren am gefragtesten: Farbe, Föhnfrisuren, Hochsteckfrisuren, Make-up, Maniküre, Gesichtsbehandlungen?
- Wie viele Kundinnen und Kunden mussten Sie abweisen, oder sind mangels Termin zur Konkurrenz gegangen?
- Wer kommt jedes Jahr zum Jahresende zuverlässig wieder?
Die Besuchshistorie auf den Kundenkarten beantwortet die meisten dieser Fragen. In sysSalon liegen vergangene Termine, Leistungen und Notizen jeder Kundin auf einer einzigen Karte – die Frage „Wer war letzten Dezember da?“ ist so in Sekunden beantwortet, ohne im Terminbuch zu blättern. Wenn Sie erst in diesem Jahr mit sauberen Aufzeichnungen begonnen haben, ist das kein Problem: Ein gut dokumentierter Dezember liefert Ihnen den Plan für das nächste Jahr gleich mit.
Machen Sie Ihre Kapazität messbar
„Es wird voll“ ist kein Plan. Berechnen Sie, wie viele Behandlungsstunden Ihr Salon tatsächlich leisten kann. Arbeiten zum Beispiel vier Mitarbeitende samstags je zehn Stunden, stehen Ihnen 40 Personalstunden zur Verfügung. Abzüglich Pausen und Vorbereitungszeit zwischen den Terminen bleiben realistisch 32 bis 34 Stunden.
Stellen Sie dem nun die Nachfrage gegenüber. Dauert eine einzelne Balayage drei Stunden, verbrauchen schon vier Balayagen an einem Samstag rund ein Drittel Ihrer Kapazität. Lange Leistungen an Spitzentagen zu begrenzen oder auf Wochentage zu verlegen, gehört deshalb zu den wichtigsten Entscheidungen.
Rechnen Sie auch aus, was eine leere Stunde kostet. Liegt Ihr durchschnittlicher Leistungswert beispielsweise bei 60 €, bedeuten nur fünf ungenutzte Stunden an jedem der vier Dezembersamstage 4 × 5 × 60 € = 1.200 € entgangenen Umsatz. Diese Zahl zeigt deutlich, warum sich ein paar Stunden Planung lohnen.
Im Kalender von sysSalon wechseln Sie zwischen Tages-, Wochen- und Raumansicht und sehen genau, welcher Stuhl oder welcher Behandlungsraum wann frei bleibt. Die Kollisionsprüfung nach Mitarbeitenden und Räumen verhindert zudem, dass am vollsten Tag zwei Termine auf demselben Platz landen.
Urlaub und Öffnungszeiten jetzt verbindlich festlegen
Der am häufigsten vergessene Teil der Jahresendplanung ist das Team. Ein unerwarteter freier Tag im Dezember bedeutet, dass Sie sämtliche Termine dieser Person umverteilen oder absagen müssen. So beugen Sie vor:
- Urlaubssperre klar ankündigen. Teilen Sie dem Team schon im Oktober mit, dass zum Beispiel vom 15. bis 31. Dezember kein Urlaub möglich ist, und lenken Sie Urlaube auf Anfang November oder Mitte Januar.
- Verlängerte Öffnungszeiten gemeinsam abstimmen. Eine Stunde früher öffnen und eine Stunde später schließen ergibt in den letzten zwei Wochen bei vier Personen acht zusätzliche Personalstunden pro Tag.
- Vergütung der Mehrarbeit vorab klären. Wenn Sie im Voraus besprechen, wie die Provisionssätze in der Hochsaison angewendet werden, ersparen Sie sich Diskussionen im Januar.
- Festhalten, wer was kann. Beherrschen nur zwei Personen Braut- und Hochsteckfrisuren, richten Sie die Anzahl dieser Termine danach aus.
Aktualisieren Sie in sysSalon die Öffnungszeiten der Filiale, schlägt der Kalender freie Zeiten auf Basis der neuen Zeiten vor. Gehalt und Provisionssätze in den Personalkarten bieten außerdem allen dieselbe Grundlage für die Abrechnung.
Spitzenzeiten mit Anzahlungen absichern
Die wertvollsten Stunden im Dezember sind genau die, in denen eine kurzfristige Absage am teuersten ist. Erscheint eine Kundin nicht zu ihrer Hochsteckfrisur am Nachmittag des 31. Dezember, ist die Chance, diesen Termin noch zu füllen, praktisch null.
Legen Sie deshalb für die Festtage eine eigene, schriftliche Anzahlungsregel fest. Sie könnten etwa für Freitags- und Samstagstermine zwischen dem 20. und 31. Dezember sowie für alle Leistungen über zwei Stunden einen Teil des Preises vorab verlangen. Je klarer die Regel, desto leichter lässt sie sich Ihrer Kundschaft erklären.
Tipp: Bevor Sie den Festtagskalender für alle öffnen, rufen Sie Ihre Stammkundinnen und Stammkunden in der ersten Novemberwoche persönlich an. Wer zuerst wählen darf, bleibt treu – und Ihre wertvollsten Termine sind früh gesichert.
In sysSalon wird die Anzahlung direkt mit dem Termin verknüpft: Kommt die Kundin, ist der Restbetrag sofort klar, und Kasse und Kalender stimmen überein. Der VIP-Status und die Besuchshistorie auf der Kundenkarte zeigen Ihnen zudem, wen Sie zuerst anrufen sollten.
Checkliste für die Terminvergabe in der Festzeit
- Gibt es ein Tageskontingent für lange Leistungen an Spitzentagen?
- Sind die Tage und Leistungen mit Anzahlungspflicht schriftlich festgehalten?
- Sind bei Kundinnen mit mehreren Leistungen (Haare, Make-up, Nägel) diese innerhalb eines Termins auf verschiedene Mitarbeitende verteilt?
- Stehen Probetermine für Braut- und Verlobungsstylings bereits im Kalender?
Lager und Liquidität: Die Dezemberrechnung wird im Oktober bezahlt
Eines der häufigsten Probleme mitten im Ansturm ist ein ausgegangenes Produkt, das Sie ständig brauchen. Auch Lieferanten werden zum Jahresende langsamer; eine Bestellung Mitte Dezember kann zu spät kommen. Bestellen Sie Farbe, Entwickler, Blondierung, Haarspray und Einwegmaterial auf Basis des Vorjahresverbrauchs Anfang November.
Größere Einkäufe binden früh Liquidität, planen Sie den Geldfluss also mit. Stellen Sie Ihre Ausgaben im November den erwarteten Zahlungen und Anzahlungen im Dezember gegenüber. Sobald Sie die verwendeten Produkte mit den Leistungen verknüpfen, bucht sysSalon sie bei jeder Behandlung vom Lager ab; zusammen mit Lieferantenkonten und Einkaufsbelegen sehen Sie an einer Stelle, was noch vorhanden ist und was Sie wem schulden. Warnungen bei niedrigem Bestand kommen bald; bis dahin genügt eine kurze wöchentliche Lagerkontrolle.
Fangen Sie heute an – und machen Sie aus dem Ansturm Gewinn
Ein voller Dezember wird nicht von selbst profitabel. Er wird es für den Salon, der die Zahlen des Vorjahres kennt, seine Kapazität in Stunden beziffert, Urlaube früh abstimmt, Spitzenzeiten mit Anzahlungen schützt und sein Lager rechtzeitig füllt. Der Oktober ist der letzte Monat, in dem Sie diese Entscheidungen in Ruhe treffen können.
Um Kalender, Kundenkarten, Anzahlungen und Lager auf einem Bildschirm zusammenzuführen, starten Sie jetzt mit dem kostenlosen Plan von sysSalon – ohne Kreditkarte und ohne zeitliche Begrenzung. Möchten Sie sehen, wie es zu Ihrem Salon passt, fordern Sie eine Demo an oder sehen Sie sich alle Funktionen auf der Funktionsseite an.
Titelfoto: cottonbro studio / Pexels
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